Sudah lebih dari empat tahun ini kantor saya menerapkan absensi elektronik dengan menggunakan pengenal dimensi telapak tangan dan jari-jari tangan (bukan pengenal sidik jari). Kehadiran mesin ini menghadirkan revolusi kedisiplinan pegawai untuk hadir dan pulang tepat waktu.

Masih ingat 4 tahun lalu ketika kami masih bisa melakukan absen manual dengan cara menandatangani daftar hadir yang lebih sering dilakukan secara rapelan, kadang seminggu sekali, dua minggu sekali atau bahkan sebulan sekali. Berangkat dan pulang tepat waktu menjadi hal yang sangat langka waktu itu. Biasanya saya baru hadir di kantor di atas jam 8 dan sudah meninggalkan kantor sebelum jam 16.30. Hanya rasa sungkan terhadap atasan saja yang memaksa saya untuk hadir setiap hari di kantor. Sistem yang ada saat itu memang memungkinkan kita untuk tidak masuk kerja tanpa ada konsekuensi lebih lanjut.

Hari ini, sudah menjadi pemandangan yang umum ketika waktu mendekati jam 7.30, banyak terlihat pegawai yang berlari tergopoh-gopoh menuju mesin absen elektronik. Mereka tak mau dipotong tunjangan remunerasinya karena terlambat datang barang satu detik saja.

Tak dipungkiri, sistem absensi elektronik ini menghadirkan perubahan besar di kantor kami. Namun demikian, satu dua kelemahan masih bisa ditemukan dalam sistem ini. Setelah absen pagi, bisa saja seorang pegawai kemudian kabur entah kemana dan kemudian balik lagi nanti pada sore harinya untuk absen sore.

Dimungkinkan juga adanya pegawai-pegawai yang mempunya dimensi telapak tangan dan jari-jari yang mendekati sama, sehingga bisa saling titip absen. Administrator mesin absensi elektronik ini memegang peranan yang sangat vital dalam penegakan peraturan absensi pegawai. Mesin ini bisa diatur sensitifitasnya. Sang administrator (dengan menggunakan PIN yang dimilikinya) bisa menentukan seberapa sensitif alat ini untuk mengenali telapak tangan pegawai dihubungkan dengan no IDnya. Ada kantor yang menerapkan toleransi tinggi, ada pula kantor yang ketat dengan menerapkan toleransi yang rendah. Jika toleransinya tinggi maka sembarang tangan bisa digunakan untuk absensi semua ID, dan sebaliknya, jika disetting sangat sensitif maka hanya tangan yang sama dengan yang digunakan saat registrasilah yang bisa digunakan untuk absensi ID tertentu.

Alat ini juga bisa diatur waktunya, sehingga seorang pegawai bisa saja merapel absensinya dengan cara merubah waktunya mundur kebelakang. Pun demikian dengan registrasinya, seorang pegawai bisa mewakilkan registrasinya kepada pegawai lain atau orang lain (OB misalnya) sehingga dalam absensinya orang lain itulah yang akan menggantikan tugas pegawai tersebut untuk absen tiap hari. Bahkan satu orang bisa mewakili banyak orang, atau dengan kata lain, satu tangan bisa untuk mengabsensi banyak ID, tergantung tangan siapa yang dipakai saat registrasi.

Mengenai keamanan dan ketahanannya juga bisa menjadi titik lemah mesin absensi elektronik ini. Alat ini bisa dengan mudah dirusak, misalnya dihancurkan kompenen mesinnya dengan alat tertentu, diberi lem alteco di bagian tombol keyboardnya hingga tak bisa lagi dipencet, atau sekedar disabotase catu dayanya.

Mesin absensi ini terhubung ke komputer server. Dari komputer server ini bisa diambil data absensi pegawai secara real time. Di titik ini juga terdapat kelemahan sistem. Hasil rekap absensi pegawai dengan mudahnya bisa diubah sekehendak hati operator komputernya.

Sekali lagi semua tergantung manusianya. Walaupun print out rekap absensi menunjukkan seorang pegawai banyak terlambat/tidak hadir, tetap saja bisa diakali dengan pemutihan atau dengan bermacam surat keterangan.

Di sinilah peran seorang atasan/kepala satuan kerja dalam menerapkan aturan disiplin kehadiran pegawai.

Ambil contoh di sebuah kantor yang menerapkan ketentuan yang agak longgar. Dengan alasan banyak pegawai yang ditolak absensinya oleh mesin absensi, maka dibuat ketentuan dimana absensi diterima asalkan nomor ID pegawai tersebut pernah terekam. Sebuah aturan yang lucu kan. Dengan kebijakan ini maka pegawai kantor tersebut bisa nitip untuk dipencetkan no IDnya oleh pegawai lain tanpa harus datang ke kantor. (Cat: nomor ID yg ditekan di keyboard sudah terekam oleh mesin meskipun bentuk tangannya ditolak/tidak sesuai).

Pernah pula saya melihat di instansi lain yang telah memasang absensi sidik jari. Tapi yang saya lihat, pegawainya tetap datang di atas jam 9 pagi meski tetap melakukan absensi pada mesin tersebut.

Kesimpulannya, secanggih apapun alatnya, semua tergantung kepada manusianya.🙂